Trámites

La Resolución 1995 de 1999 en su (Art. 1) nos habla: La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen en su atención. “Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley”

La solicitud de historia clínica se puede entregar en los siguientes casos:

SOLICITUD PERSONAL: solicitada de manera personal por el usuario mediante autorización escrita diligenciando formato de solicitud de historia clínica y adjuntando fotocopia de los documentos; Si se trata de menores de edad, se entrega con la presentación del Registro Civil como evidencia de consanguinidad en primer grado y/o la certificación de “tutor” establecida para tal fin. El tiempo máximo para la entrega es de un día hábil.

SOLICITUD ENTES DE CONTROL O AUTORIDADES JUDICIALES: Debe solicitarse mediante oficio dirigido al Representante Legal la IPS, indicando los motivos de la solicitud. El tiempo máximo de respuesta es de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación del oficio.

Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley

- El Usuario

- El equipo de Salud.

- Autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley, como la Superintendencia Nacional de Salud, Direcciones Seccionales, Distritales y Locales de Salud, Tribunales, y Juzgados.

- Tribunales de Ética Médica.

- Policía Judicial: se entiende la función que cumplen las entidades del Estado para apoyar la investigación penal y en ejercicio de las mismas dependen funcionalmente del Fiscal General de la Nación y sus delegados.

- Demás personas autorizadas por ley (auditores), dentro de la institución: Cuerpo Técnico de Investigación de la Fiscalía General de la Nación CTI, Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

- Entidades que ejercen función de policía judicial dentro del proceso penal y en el ámbito de su competencia: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, autoridades de tránsito, entidades públicas que ejerzan funciones de vigilancia y control, directores nacional y regional del INPEC, directores de los establecimientos de reclusión y el personal de custodia y vigilancia, conforme con lo señalado en el Código Penitenciario y Carcelario, Alcaldes, Inspectores de Policía.

En caso que el paciente haya fallecido, la Historia Clínica solo se le entregara quien tenga primer grado de consanguinidad (hijos si es casado, hermanos si es soltero) o civil (esposo(a) o compañero(a) permanente), en todo caso debe diligenciar el formato de solicitud de historia clínica.

Los documentos soportes para la entrega de la historia clínica son los siguientes:

Propia: copia del documento de identidad.

Menor de edad: copia registro civil o tarjeta de identidad donde conste la consanguinidad y copia del documento de identidad del solicitante. En ningún caso puede ser entregada a un menor de edad.

Familiar mayor de edad: carta de autorización firmada por el paciente y fotocopias de documentos de identidad del paciente y autorizado.

Paciente que no puede firmar: (paciente con desórdenes mentales, con limitaciones físicas o que se encuentra hospitalizado con impedimento para firmar). Diligenciar formato de solicitud de historia clínica indicando la situación y el motivo de la solicitud, copia de los documentos de identidad del solicitante y del paciente.

Cuando el usuario no pueda retirar personalmente la copia solicitada, diligenciar el formato de solicitud de historia clínica en el espacio: Autorización de entrega a un tercero, anexando fotocopia del documento de identidad del usuario y fotocopia del documento de identidad de la persona autorizada.

Condiciones generales:

• La toma de muestras de laboratorio clínico es el único servicio que no requiere programación para ser atendido. Asista en el horario establecido y se atenderá por orden de llegada, considerando los turnos prioritarios.
• Para los demás servicios deberá solicitar su cita por los canales disponibles de la IPS.
• Se prioriza la atención a mujeres en condición de embarazo, personas con discapacidad, debilidad manifiesta, niños (as), y/o adulto mayor.
• El profesional y hora de preferencia comunicada en la solicitud de las citas se preguntan para tenerlos en consideración, pero no corresponde a una condición obligante para la institución, ya que dependerá de la disponibilidad de las agendas
• Los menores de 18 años o personas con limitaciones en la comunicación deben asistir con un acompañante adulto
• Si usted es el paciente, evite asistir en compañía de personas a cargo (Ej. niños o adultos mayores).
• Las actividades para la promoción y mantenimiento de su salud no tienen cobro de cuota moderadora (Ej. de protección específica de la salud bucal – sellantes, detartraje, remoción de placa, aplicación de flúor -, vacunación, valoración integral por curso de vida – controles de paciente sano, detección temprana del cáncer, controles de patologías crónicas como hipertensión y diabetes). Sin embargo, deberá facturar el valor de “cero pesos”, con el fin de que se habilite la historia clínica para la atención.
• El día de su cita:
  1. Preséntese con 30 minutos de anticipación en la caja para el proceso de facturación si su cita es con un médico especialista. De lo contrario, presentarse con mínimo 15 minutos antes de su cita. Los servicios de promoción y prevención y procedimientos también requieren facturación.
  2. Acuda con el documento de identificación del paciente
  3. Lleve los resultados de sus exámenes impresos para su interpretación.

Condiciones para usuarios de NUEVA EPS y Magisterio:

• Se asignarán máximo 3 citas al día por grupo familiar para el mismo servicio.
• Si ya tiene una cita, no se asignará una nueva en el mismo servicio. Deberá cumplirla, cancelarla o solicitar su reprogramación.
• Pague su cuota moderadora en caso de que aplique, y exija su factura.
• Si se detecta errores en la identificación de usuarios de MAGISTERIO o NUEVA EPS, y no es posible corregirlo por parte de la IPS en el sistema, el usuario (a) debe acercarse a la oficina respectiva de la entidad que corresponda para sus efectos

Citas adicionales no programadas:

• Las citas adicionales a las programadas serán asignadas teniendo en cuenta la aceptación de los profesionales, los cupos libres, y el comportamiento de la agenda durante el día.
• Si perdió su cita puede esperar la inasistencia de otro paciente para tomar su cupo. Para ello deberá anunciarse una vez llegue a la IPS, explicar el motivo por el cual no pudo asistir puntualmente, y solicitarlo. Esto no garantiza su atención el mismo día ya que no depende de la institución.

Para la atención en cualquier servicio, debe presentarse primero en la caja o módulo de servicio al cliente para activar la historia clínica, ya que toda atención debe quedar registrada.

• Medicina especializada: mínimo con 30 minutos antes de su cita
• Otros servicios: mínimo con 15 minutos antes de su cita

Un (a) auxiliar realizará:

• Verificación de su identidad
• Verificación de derechos, en caso de que sea usuario (a) de Magisterio o NUEVA EPS
• Actualización y/o corrección de datos de contacto.
• Orden de servicios y facturación
• Cobro de cuota moderadora o del servicio según el tipo de usuario (a), y entrega de la factura.
• Actualización del estado de la cita en la agenda (se habilita paciente en sala para notificar al personal de su asistencia, o se transfiere el turno, según el sistema)

• Mantenga sus datos de identificación y contacto actualizados en el sistema de su entidad si es usuario (a) de NUEVA EPS o MAGISTERIO.
• Cuando solicite su cita, tenga listo el documento del paciente, papel y lápiz para apuntar hora, sede, profesional que lo atenderá y recomendaciones de preparación.
• Si la cita fue asignada vía whatasapp o por correo electrónico, conserve el Recordatorio de la cita enviado por la IPS, compártalo con un familiar o amigo cercano que le ayude a no olvidarla.
• Verifique un día antes de su cita, la dirección de la sede, nombre del médico, hora de la cita, cómo va a llegar.
• Confirme que su cita no ha sido modificada. La IPS puede haber notificado alguna novedad y no se logró establecer el contacto.
• Prepárese. Cumpla con las recomendaciones especialmente si le van a realizar algún procedimiento o examen. Para ginecobstetricia y pediatría se recomienda asistir en ropa cómoda. En algunos casos se requiere acompañante. No asista con niños o personas a cargo si usted es el paciente.
• Aliste las órdenes, autorizaciones, resultados y otros documentos que debe llevar. Si aplica cuota moderadora, tenga listo el dinero en efectivo.
• Organice su día y calcule el tiempo para el desplazamiento, la facturación y las eventualidades que puedan surgir.
• Informe a la auxiliar de servicio al cliente si lleva esperando mucho tiempo en sala, si se acerca la hora de su cita y aún no lo han llamado.

Avise con tiempo si no puede asistir para que el cupo pueda ser utilizado por otra persona que lo necesite.

Cancele o reprograme su cita preferiblemente con 24 horas de anticipación y como mínimo con 6 horas de anticipación.

Acérquese personalmente a la sede de la IPS, o contáctese con los números telefónicos disponibles:

Asignación de citas presencial:

SEDE MÉDICA EL CENTRO

Carrera 24 9 – 76 El Centro, San José del Guaviare

Horario de atención:               Lunes a Viernes 7am a 7pm // Sábados 7am a 3pm

TOMA DE MUESTRAS

Calle 10 20 – 29 La Esperanza, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 5am a 6pm // Sábados 5am a 12pm

SEDE MÉDICA LA ESPERANZA

Calle 10 20 – 51 La Esperanza, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 7am a 7pm // Sábados 7am a 1pm

CALAMAR

Calle 7 8 – 35/39 Los Comuneros, Calamar

Horario de atención                Lunes a Viernes 6am a 12pm y de 2Pm a 6pm // Sábados 6am a 12pm

EL RETORNO

Calle 9 7 – 46 Primero de Noviembre, El Retorno

Horario de atención                Lunes a Viernes 6am a 12pm y de 2Pm a 6pm // Sábados 6am a 12pm

COMPLEMENTARIA

Carrera 20 23 A – 20 Piso 1, La Granja, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 7am a 8pm // Sábados 7am a 3pm

Asignación de citas vía telefónica / WhatsApp:

El horario institucional para atención por estos medios es de lunes a viernes de 8am a 12pm y de 2pm a 6pm. Y los sábados 7am a 12pm.

San José del Guaviare

• Sede Médica La Esperanza: 3112251721
• Sede Médica El Centro:  3153325047 // (608+) 5849140
• Sede Complementaria (Rehabilitación): 3183502540
• Sede Laboratorio (incluye CCU/ADN-VPH): 3163070641  (solo llamadas)
• Gestantes: 3153325047
• Especialidades, Ecografías obstétricas, Colposcopias + Biopsias: 321 300 51 89 - (Solo Whatsapp)

Municipios

• Sede El Retorno: 3176461733
• Sede Calamar: 3176606368