Trámites

Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:
1) El usuario.
2) El Equipo de Salud.
3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
4) Las demás personas determinadas en la ley.

La solicitud de historia clínica la puede presentar de la siguiente manera:

• Presencialmente en los módulos de servicio al cliente (recepción) en cualquiera de las sedes (si es el titular, presentando su documento de identidad).
• Correo electrónico atencionalusuario@nuevasaludips.com
• Formulario de PQRSF en la página web https://nuevasaludips.com/pqrsf/
• Oficio radicado en la Carrera 20 # 23 A – 20 Piso 3, La Granja, San José del Guaviare

Si es una persona jurídica quien solicita la copia de la historia clínica, presentar la solicitud por oficio o al correo atencionalusuario@nuevasaludips.com

La entrega de copias de historias clínicas al paciente que la solicite, se realizará en un término de tres (3) días, en físico o remitida por medios electrónicos si así lo autoriza el usuario, caso en el cual, el trámite será gratuito (por correo electrónico).

¿CÓMO SOLICITAR UNA COPIA DE LA HISTORIA CLÍNICA?

1- Diligenciar formato de solicitud de historia clínica o presentar la petición por escrito, relacionando la siguiente información:

• Fecha de solicitud
• Nombres y apellidos del paciente (titular de historia cínica)
• Tipo y número de documento del paciente
• Atenciones específicas y/o rango de fechas de la cual requiere copia de historia clínica
• Nombres y apellidos del peticionario
• Tipo y número de documento del peticionario
• Datos de contacto (celular, correo electrónico, dirección)
• Medio a través del cual autoriza la entrega

2- Anexar a la solicitud, los documentos que acrediten es el titular o el tercero autorizado:

• Paciente o titular: Documento de identidad original o copia física/electrónica

• Tercero autorizado por el paciente:
  • Solicitud original firmada por el paciente en donde especifique que está autorizado para reclamar copia de Historia clínica (*)
  • Fotocopia de documento de identificación del paciente
  • Fotocopia de documento de identificación del autorizado (**)

• Familiar de un paciente fallecido:
  • Solicitud original firmada en donde especifique la situación de fallecimiento del paciente y el motivo por el cual requiere la historia clínica (*)
  • Fotocopia del certificado de defunción
  • Fotocopia de documento donde certifique que es:
  • Hijo (a) (registro civil de nacimiento)
  • Esposo (a) (registro de matrimonio)
  • Compañero (a) permanente (declaración juramentada o extrajuicio de convivencia o unión marital de hecho firmada por solicitante y testigo + registro civil de nacimiento en caso de tener hijos en común)
  • Padre (registro civil de nacimiento del paciente)
  • Original y fotocopia del documento de identificación de quien hace la solicitud (**)

• Representante legal de un menor de edad:
  • Registro civil de nacimiento del paciente
  • Documento de identificación del representante legal original

• Tercero autorizado por un representante legal de un menor de edad:
  • Solicitud original firmada por el representante legal en donde especifique que está autorizado para reclamar copia de Historia clínica (*)
  • Fotocopia de Registro civil de nacimiento del paciente
  • Fotocopia del documento de identificación del representante legal
  • Original y fotocopia del documento de identificación del autorizado

(*)         En la descripción debe incluir nombres y apellidos completos, tipo y número de documento de identidad de ambos (paciente y autorizado), documentos que requiere, fecha de atención que necesita sea incluida, y medio por el cual desea recibir la copia.

(**)       Debe ser mayor de edad.

Por favor recuerde especificar el rango de fecha requerido, y el motivo de la solicitud.

Condiciones generales:

• La toma de muestras de laboratorio clínico es el único servicio que no requiere programación para ser atendido. Asista en el horario establecido y se atenderá por orden de llegada, considerando los turnos prioritarios.
• Para los demás servicios deberá solicitar su cita por los canales disponibles de la IPS.
• Se prioriza la atención a mujeres en condición de embarazo, personas con discapacidad, debilidad manifiesta, niños (as) menores de 18 años, adulto mayor y/o residentes en zona rural.
• El profesional y hora de preferencia comunicada en la solicitud de las citas se preguntan para tenerlos en consideración, pero no corresponde a una condición obligante para la institución, ya que dependerá de la disponibilidad de las agendas
• Los menores de 18 años o personas con limitaciones en la comunicación deben asistir con un acompañante adulto (edad relativa según el tipo de atención).
• Para mejor comunicación, Nueva Salud Integral ofrece el servicio gratuito de interpretación virtual en lengua de señas colombiana para pacientes o responsables de pacientes sordos. Solicite este servicio al auxiliar que le esté asignando la cita si se esta comunicando por chat (en canal presencial, el personal le ofrecerá esta opción a usuarios con esta condición).
• En consulta externa se acepta máximo 2 acompañantes durante la atención de menores de 5 años,  siempre y cuando no entorpezcan la operación o sea inconveniente según criterio del profesional.
• Si usted es el paciente, evite asistir en compañía de personas a cargo (Ej. niños o adultos mayores).
• Las actividades para la promoción y mantenimiento de su salud no tienen cobro de cuota moderadora (Ej. de protección específica de la salud bucal – sellantes, detartraje, remoción de placa, aplicación de flúor -, vacunación, valoración integral por curso de vida – controles de paciente sano, detección temprana del cáncer, controles de patologías crónicas como hipertensión y diabetes). Sin embargo, deberá facturar el valor de “cero pesos”, con el fin de que se habilite la historia clínica para la atención.
• El día de su cita:
  1. Preséntese con 30 minutos de anticipación en la caja para el proceso de facturación si su cita es con un médico especialista. De lo contrario, presentarse con mínimo 15 minutos antes de su cita. Los servicios de promoción y prevención y procedimientos también requieren facturación.
  2. Acuda con el documento de identificación del paciente
  3. Lleve los resultados de sus exámenes impresos para su interpretación.
  4. Para los pagos que apliquen, por favor lleve dinero exacto, o realice transferencia a Bancolombia al momento de facturar.

Condiciones para usuarios de NUEVA EPS y Magisterio:

• Se asignarán máximo 3 citas al día por grupo familiar para el mismo servicio.
• Si ya tiene una cita, no se asignará una nueva en el mismo servicio. Deberá cumplirla, cancelarla o solicitar su reprogramación.
• Pague su cuota moderadora en caso de que aplique, y exija su factura. Si identifica inconsistencias, comuníquelas al correo atencionalusuario@nuevasaludips.com
• Si se detecta errores en la identificación de usuarios de MAGISTERIO o NUEVA EPS, y no es posible corregirlo por parte de la IPS en el sistema, el usuario (a) debe acercarse a la oficina respectiva de la entidad que corresponda para sus efectos

Citas adicionales no programadas:

• Las citas adicionales a las programadas serán asignadas teniendo en cuenta la aceptación de los profesionales, los cupos libres, y el comportamiento de la agenda durante el día.
• Si requiere cita prioritaria, especifique esta necesidad al momento de solicitarla, para su gestión.
• Si perdió su cita puede esperar la inasistencia de otro paciente para tomar su cupo. Para ello deberá anunciarse una vez llegue a la IPS, explicar el motivo por el cual no pudo asistir puntualmente, y solicitarlo. Esto no garantiza su atención el mismo día ya que no depende de la institución.

Para la atención en cualquier servicio, debe presentarse primero en la caja o módulo de servicio al cliente para activar la historia clínica, ya que toda atención debe quedar registrada.

• Medicina especializada y Terapias: mínimo con 30 minutos antes de su cita
• Otros servicios: mínimo con 15 minutos antes de su cita

Un (a) auxiliar realizará:

• Verificación de su identidad
• Verificación de derechos, en caso de que sea usuario (a) de Magisterio o NUEVA EPS
• Actualización y/o corrección de datos de contacto.
• Orden de servicios y facturación
• Cobro de cuota moderadora o del servicio según el tipo de usuario (a), y entrega de la factura.
• Actualización del estado de la cita en la agenda (se habilita paciente en sala para notificar al personal de su asistencia, o se transfiere el turno, según el sistema)

• Mantenga sus datos de identificación y contacto actualizados en el sistema de su entidad si es usuario (a) de NUEVA EPS o MAGISTERIO.
• Cuando solicite su cita, tenga listo el documento del paciente, papel y lápiz para apuntar hora, sede, profesional que lo atenderá y recomendaciones de preparación.
• Si la cita fue asignada vía WhatsApp o por correo electrónico, conserve el Recordatorio de la cita enviado por la IPS, compártalo con un familiar o amigo cercano que le ayude a no olvidarla.
• Verifique un día antes de su cita, la dirección de la sede, nombre del médico, hora de la cita, cómo va a llegar.
• Confirme que su cita no ha sido modificada. La IPS puede haber notificado alguna novedad y no se logró establecer el contacto.
• Prepárese. Cumpla con las recomendaciones especialmente si le van a realizar algún procedimiento o examen. Para ginecobstetricia y pediatría se recomienda asistir en ropa cómoda.
• Acompañantes: En algunos casos se requiere acompañante, siempre pregunte cuando programe su cita. No asista con niños o personas a cargo si usted es el paciente. Los menores de 18 años o personas con limitaciones en la comunicación deben asistir con un acompañante adulto, sin embargo por derecho a la autonomía del adolescente se puede realizar la atención de forma privada si así lo solicita. En consulta externa se acepta máximo 2 acompañantes durante la atención de menores de 5 años,  siempre y cuando no entorpezcan la operación o sea inconveniente según criterio del profesional.
• Aliste las órdenes, autorizaciones, resultados y otros documentos que debe llevar.
• Si aplica cuota moderadora o es usuario particular, tenga listo el dinero en efectivo.
• Organice su día y calcule el tiempo para el desplazamiento, la facturación y las eventualidades que puedan surgir.
• Informe a la auxiliar de servicio al cliente si lleva esperando mucho tiempo en sala, si se acerca la hora de su cita y aún no lo han llamado.

Avise con tiempo si no puede asistir para que el cupo pueda ser utilizado por otra persona que lo necesite.

Cancele o reprograme su cita preferiblemente con 24 horas de anticipación y como mínimo con 6 horas de anticipación.

Acérquese personalmente a la sede de la IPS, o contáctese con los números telefónicos disponibles.

Asignación de citas presencial:

SEDE MÉDICA EL CENTRO

Carrera 24 9 – 76 El Centro, San José del Guaviare

Horario de atención:               Lunes a Viernes 7am a 7pm // Sábados 7am a 3pm

SEDE LABORATORIO

Calle 10 20 – 29 La Esperanza, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 5am a 6pm // Sábados 5am a 12pm

SEDE MÉDICA LA ESPERANZA

Calle 10 20 – 51 La Esperanza, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 7am a 7pm // Sábados 7am a 2pm

CALAMAR

Calle 7 8 – 35/39 Los Comuneros, Calamar

Horario de atención                Lunes a Viernes 6am a 6pm // Sábados 6am a 12pm

EL RETORNO

Calle 9 7 – 46 Primero de Noviembre, El Retorno

Horario de atención                Lunes a Viernes 6am a 6pm // Sábados 6am a 12pm

SEDE COMPLEMENTARIA

Carrera 20 23 A – 20 Piso 1, La Granja, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 7am a 7pm // Sábados 7am a 3pm

Asignación de citas vía telefónica / WhatsApp:

El horario institucional para atención por estos medios es de lunes a viernes de 8am a 12pm y de 2pm a 6pm. Y los sábados 7am a 12pm.

San José del Guaviare

• Sede Médica La Esperanza: 3112251721
• Sede Médica El Centro:  3153325047 // (608+) 5849140
• Sede Complementaria (Rehabilitación): 3183502540
• Sede Laboratorio (incluye CCU/ADN-VPH): 3163070641  (solo llamadas)
• Gestantes: 3153325047
• Especialidades, Ecografías obstétricas, Colposcopias + Biopsias: 321 300 51 89 - (Solo Whatsapp)

Municipios

• Sede El Retorno: 3176461733
• Sede Calamar: 3176606368