• Transparencia

SOLICITUD HISTORIA CLINICA

La Resolución 1995 de 1999 en su (Art. 1) nos habla: La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen en su atención. “Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley”

La solicitud de historia clínica se puede entregar en los siguientes casos:

SOLICITUD PERSONAL: solicitada de manera personal por el usuario mediante autorización escrita diligenciando formato de solicitud de historia clínica y adjuntando fotocopia de los documentos; Si se trata de menores de edad, se entrega con la presentación del Registro Civil como evidencia de consanguinidad en primer grado y/o la certificación de “tutor” establecida para tal fin. El tiempo máximo para la entrega es de un día hábil.

SOLICITUD ENTES DE CONTROL O AUTORIDADES JUDICIALES: Debe solicitarse mediante oficio dirigido al Representante Legal la IPS, indicando los motivos de la solicitud. El tiempo máximo de respuesta es de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación del oficio.

ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA HISTORIA CLINICA

Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley

- El Usuario

- El equipo de Salud.

- Autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley, como la Superintendencia Nacional de Salud, Direcciones Seccionales, Distritales y Locales de Salud, Tribunales, y Juzgados.

- Tribunales de Ética Médica.

- Policía Judicial: se entiende la función que cumplen las entidades del Estado para apoyar la investigación penal y en ejercicio de las mismas dependen funcionalmente del Fiscal General de la Nación y sus delegados.

- Demás personas autorizadas por ley (auditores), dentro de la institución: Cuerpo Técnico de Investigación de la Fiscalía General de la Nación CTI, Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

- Entidades que ejercen función de policía judicial dentro del proceso penal y en el ámbito de su competencia: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, autoridades de tránsito, entidades públicas que ejerzan funciones de vigilancia y control, directores nacional y regional del INPEC, directores de los establecimientos de reclusión y el personal de custodia y vigilancia, conforme con lo señalado en el Código Penitenciario y Carcelario, Alcaldes, Inspectores de Policía.

En caso que el paciente haya fallecido, la Historia Clínica solo se le entregara quien tenga primer grado de consanguinidad (hijos si es casado, hermanos si es soltero) o civil (esposo(a) o compañero(a) permanente), en todo caso debe diligenciar el formato de solicitud de historia clínica.

Los documentos soportes para la entrega de la historia clínica son los siguientes:

Propia: copia del documento de identidad.

Menor de edad: copia registro civil o tarjeta de identidad donde conste la consanguinidad y copia del documento de identidad del solicitante. En ningún caso puede ser entregada a un menor de edad.

Familiar mayor de edad: carta de autorización firmada por el paciente y fotocopias de documentos de identidad del paciente y autorizado.

Paciente que no puede firmar: (paciente con desórdenes mentales, con limitaciones físicas o que se encuentra hospitalizado con impedimento para firmar). Diligenciar formato de solicitud de historia clínica indicando la situación y el motivo de la solicitud, copia de los documentos de identidad del solicitante y del paciente.

Cuando el usuario no pueda retirar personalmente la copia solicitada, diligenciar el formato de solicitud de historia clínica en el espacio: Autorización de entrega a un tercero, anexando fotocopia del documento de identidad del usuario y fotocopia del documento de identidad de la persona autorizada.

PROCESO PARA LA ENTREGA DE HISTORIA CLINICA

RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES OBSERVACIONES
Usuario 1 Diligenciar formato de solicitud de historia clínica Debe solicitar el formato de solicitud de historia clínica al personal de servicio al cliente quien explicará su diligenciamiento
 

Auxiliar de Atención al Cliente

 

 

2 Explicar al usuario el diligenciamiento del formato y el costo de impresión de la historia clínica Debe solicitar al usuario los documentos que se deben adjuntar al formato de solicitud
3 Recibir formato diligenciado con soportes y realizar cobro de la impresión de historia clínica al usuario. El cobro se debe facturar y adjuntar al formato de solicitud la copia de la factura del usuario el cual tiene un costo de $5.000
4 Entregar a la coordinación Administrativa al finalizar el turno los formatos de solicitud de historia clínica solicitadas por los usuarios junto con la factura original del usuario
Coordinacion Administrativa

 

 

5 Recibir formatos de solicitud con soportes y revisar si cumple los parámetros definidos en este proceso Si no cumple debe marcar la negación de entrega en el mismo formato de solicitud de copia de historia clínica y devolver al auxiliar de atención al cliente
6 Imprimir historia clínica del aplicativo Impresión de historia clínica
7 Contar los folios de historia clínica y registrar en el formato de solicitud de historia clínica el número de folios
Archivar historia clínica impresa en un sobre de manila cerrado y marcado con el nombre del usuario como confidencial Sobre de manila debe ir marcado con el nombre del usuario y marcarlo como confidencial
8 Hacer entrega del sobre y del formato de solicitud de historia clínica al auxiliar de atencion al cliente de turno Debe entregar sobre sellado, formato de solicitud de historia clínica y factura original
Auxiliar de Atención al Cliente

 

 

9 Entregar al usuario sobre de manila cerrado con factura original y hacer firmar formato en la parte de recibí conforme registrando fecha y hora de recibido El auxiliar de atencion al cliente debe registrar su nombre el formato en la parte de entregué
10 Entregar formato firmado a la coordinación administrativa Al finalizar el turno debe entregar formatos firmados
Coordinacion Administrativa 11 Archivar formato en carpeta de entrega de historias clínicas

 

ASIGNACION DE CITAS

Condiciones generales:

  • La toma de muestras de laboratorio clínico es el único servicio que no requiere programación para ser atendido. Asista en el horario establecido y se atenderá por orden de llegada, considerando los turnos prioritarios.
  • Para los demás servicios deberá solicitar su cita por los canales disponibles de la IPS.
  • Se prioriza la atención a mujeres en condición de embarazo, personas con discapacidad, debilidad manifiesta, niños (as), y/o adulto mayor.
  • El profesional y hora de preferencia comunicada en la solicitud de las citas se preguntan para tenerlos en consideración, pero no corresponde a una condición obligante para la institución, ya que dependerá de la disponibilidad de las agendas
  • Los menores de 18 años o personas con limitaciones en la comunicación deben asistir con un acompañante adulto
  • Si usted es el paciente, evite asistir en compañía de personas a cargo (Ej. niños o adultos mayores).
  • Las actividades para la promoción y mantenimiento de su salud no tienen cobro de cuota moderadora (Ej. de protección específica de la salud bucal – sellantes, detartraje, remoción de placa, aplicación de flúor -, vacunación, valoración integral por curso de vida – controles de paciente sano, detección temprana del cáncer, controles de patologías crónicas como hipertensión y diabetes). Sin embargo, deberá facturar el valor de “cero pesos”, con el fin de que se habilite la historia clínica para la atención.
  • El día de su cita:
    1. Preséntese con 30 minutos de anticipación en la caja para el proceso de facturación si su cita es con un médico especialista. De lo contrario, presentarse con mínimo 15 minutos antes de su cita. Los servicios de promoción y prevención y procedimientos también requieren facturación.
    2. Acuda con el documento de identificación del paciente
    3. Lleve los resultados de sus exámenes impresos para su interpretación.

Condiciones para usuarios de NUEVA EPS y Magisterio:

  • Se asignarán máximo 3 citas al día por grupo familiar para el mismo servicio.
  • Si ya tiene una cita, no se asignará una nueva en el mismo servicio. Deberá cumplirla, cancelarla o solicitar su reprogramación.
  • Pague su cuota moderadora en caso de que aplique, y exija su factura.
  • Si se detecta errores en la identificación de usuarios de MAGISTERIO o NUEVA EPS, y no es posible corregirlo por parte de la IPS en el sistema, el usuario (a) debe acercarse a la oficina respectiva de la entidad que corresponda para sus efectos

Citas adicionales no programadas:

  • Las citas adicionales a las programadas serán asignadas teniendo en cuenta la aceptación de los profesionales, los cupos libres, y el comportamiento de la agenda durante el día.
  • Si perdió su cita puede esperar la inasistencia de otro paciente para tomar su cupo. Para ello deberá anunciarse una vez llegue a la IPS, explicar el motivo por el cual no pudo asistir puntualmente, y solicitarlo. Esto no garantiza su atención el mismo día ya que no depende de la institución.

FACTURACION DE SERVICIOS

Para la atención en cualquier servicio, debe presentarse primero en la caja o módulo de servicio al cliente para activar la historia clínica, ya que toda atención debe quedar registrada.

  • Medicina especializada: mínimo con 30 minutos antes de su cita
  • Otros servicios: mínimo con 15 minutos antes de su cita

Un (a) auxiliar realizará:

  • Verificación de su identidad
  • Verificación de derechos, en caso de que sea usuario (a) de Magisterio o NUEVA EPS
  • Actualización y/o corrección de datos de contacto.
  • Orden de servicios y facturación
  • Cobro de cuota moderadora o del servicio según el tipo de usuario (a), y entrega de la factura.
  • Actualización del estado de la cita en la agenda (se habilita paciente en sala para notificar al personal de su asistencia, o se transfiere el turno, según el sistema)

RECOMENDACIONES

  • Mantenga sus datos de identificación y contacto actualizados en el sistema de su entidad si es usuario (a) de NUEVA EPS o MAGISTERIO.
  • Cuando solicite su cita, tenga listo el documento del paciente, papel y lápiz para apuntar hora, sede, profesional que lo atenderá y recomendaciones de preparación.
  • Si la cita fue asignada vía whatasapp o por correo electrónico, conserve el Recordatorio de la cita enviado por la IPS, compártalo con un familiar o amigo cercano que le ayude a no olvidarla.
  • Verifique un día antes de su cita, la dirección de la sede, nombre del médico, hora de la cita, cómo va a llegar.
  • Confirme que su cita no ha sido modificada. La IPS puede haber notificado alguna novedad y no se logró establecer el contacto.
  • Prepárese. Cumpla con las recomendaciones especialmente si le van a realizar algún procedimiento o examen. Para ginecobstetricia y pediatría se recomienda asistir en ropa cómoda. En algunos casos se requiere acompañante. No asista con niños o personas a cargo si usted es el paciente.
  • Aliste las órdenes, autorizaciones, resultados y otros documentos que debe llevar. Si aplica cuota moderadora, tenga listo el dinero en efectivo.
  • Organice su día y calcule el tiempo para el desplazamiento, la facturación y las eventualidades que puedan surgir.
  • Informe a la auxiliar de servicio al cliente si lleva esperando mucho tiempo en sala, si se acerca la hora de su cita y aún no lo han llamado.

CANCELACIÓN DE CITAS

Avise con tiempo si no puede asistir para que el cupo pueda ser utilizado por otra persona que lo necesite.

Cancele o reprograme su cita preferiblemente con 24 horas de anticipación y como mínimo con 6 horas de anticipación.

Acérquese personalmente a la sede de la IPS, o llame a los números telefónicos:

San José del Guaviare

  • Citas Especialidades: 321 300 51 89
  • Sede Complementaria: 318 350 25 40
  • Sede Médica La Esperanza: 311 225 17 21
  • Sede Médica El Centro: WhatsApp 310 624 69 77 - Teléfono fijo                608 5849140 - Línea gratuita 01 8000 196 068

Municipios

  • Sede El Retorno: 317 646 17 33
  • Sede Calamar: 317 660 63 68

 

CANALES PARA SOLICITUD DE CITAS

Asignación de citas presencial:

 

SEDE MÉDICA EL CENTRO

Carrera 24 9 – 76 El Centro, San José del Guaviare

Horario de atención:               Lunes a Viernes 7am a 7pm // Sábados 7am a 3pm

TOMA DE MUESTRAS

Calle 10 20 – 29 La Esperanza, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 5am a 6pm // Sábados 5am a 12pm

SEDE MÉDICA LA ESPERANZA

Calle 10 20 – 51 La Esperanza, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 7am a 7pm // Sábados 7am a 1pm

CALAMAR

Calle 7 8 – 35/39 Los Comuneros, Calamar

Horario de atención                Lunes a Viernes 6am a 12pm y de 2Pm a 6pm // Sábados 6am a 12pm

EL RETORNO

Calle 9 7 – 46 Primero de Noviembre, El Retorno

Horario de atención                Lunes a Viernes 6am a 12pm y de 2Pm a 6pm // Sábados 6am a 12pm

COMPLEMENTARIA

Carrera 20 23 A – 20 Piso 1, La Granja, San José del Guaviare

Horario de atención                Lunes a Viernes 7am a 8pm // Sábados 7am a 3pm

Asignación de citas vía telefónica / WhatsApp:

El horario institucional para atención por estos medios es de lunes a viernes de 8am a 12pm y de 2pm a 6pm. Y los sábados 8am a 12pm.

Sin embargo, según la sede y agendas programadas, pueden estar disponibles de 7 a 8am y a mediodía.

San José del Guaviare

  • Atención al usuario: (608+) 5849003 // (57+) 3106246977
  • Vacunación: (57+) 3112251960
  • Gestantes: (57+) 3153325047
  • Crónicos: (57+) 3173728102
  • Promoción y prevención: (57+) 3112251964
  • Especialidades: (57+) 321 300 51 89
  • Sede Médica La Esperanza: (57+) 311 225 17 21
  • Sede Médica El Centro:  (57+) 310 624 69 77  // (608+) 5849140

Línea gratuita 01 8000 196 068

Municipios

  • Sede El Retorno: 317 646 17 33
  • Sede Calamar: 317 660 63 68

Asignación de citas por página web:

Ingresar a www.nuevasaludips.com, en el Menú destacado, en la sección “Atención de usuarios”, ubicar la opción “Solicitud de cita” y diligencie el formulario: https://nuevasaludips.com/solicitud-de-cita/

  • Municipio
  • EPS
  • Nombres y apellidos del paciente
  • Número de documento del paciente
  • Número de celular
  • Dirección de residencia
  • Correo electrónico
  • Tipo de cita
  • Servicio solicitado
  • Profesional de preferencia
  • Hora de preferencia

Asignación de citas por correo electrónico:

Radicar la solicitud al correo citas@nuevasaludips.com, con el Asunto “Solicitud cita”.

En el mensaje enviar la siguiente información:

  • Municipio
  • EPS
  • Nombres y apellidos del paciente
  • Número de documento del paciente
  • Número de celular
  • Dirección de residencia
  • Correo electrónico
  • Tipo de cita (presencial o virtual)
  • Servicio solicitado
  • Profesional de preferencia
  • Hora de preferencia
Ir arriba

Derechos reservados – Nueva Salud IPS

Conozca todos nuestros servicios

Higiene Oral

Prestar servicios de Promoción y Prevención en salud oral…

contactenos

Direcciones de Nuestras Sedes, Telefonos de Contacto y Horarios de Atención  Ver Más

Solicitar citas médicas o  tratamientos con especialistas  Escribir

pqr

Formulario para peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones Escribir

Ir al contenido